Επιθεώρηση Επιτήρησης

Η πιστοποίηση διαχειριστικών συστημάτων απαιτεί περιοδικές Επιθεωρήσεις Επιτήρησης για να διαπιστωθεί ότι το σύστημα διαχείρισης που εφαρμόζει ο πιστοποιημένος πελάτης παραμένει σύμφωνο με το ισχύον πρότυπο και τις κανονιστικές και άλλες ισχύουσες απαιτήσεις που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης. Οι Επιθεωρήσεις Επιτήρησης λαμβάνουν επίσης υπόψη τυχόν αλλαγές στον πιστοποιημένο πελάτη και στο σύστημα διαχείρισής του. Η ημερομηνία της πρώτης επιτήρησης μετά την αρχική πιστοποίηση πρέπει να διεξάγεται το πολύ 12 μήνες μετά την ημερομηνία απόφασης πιστοποίησης (ημερομηνία έναρξης ισχύος του πιστοποιητικού). Όλοι οι επόμενοι έλεγχοι επιτήρησης, μετά τον πρώτο έλεγχο επιτήρησης, πρέπει να διεξάγονται μία φορά ανά ημερολογιακό έτος. Οι έλεγχοι επιτήρησης μπορούν να διεξάγονται περισσότερες από μία φορές ανά ημερολογιακό έτος, ανάλογα με τις απαιτήσεις. Η μη έγκαιρη διενέργεια ελέγχων σύμφωνα με τις ανωτέρω απαιτήσεις ή η άρνηση του πελάτη να προβεί σε έλεγχο πρέπει να οδηγεί σε αναστολή της πιστοποίησης.

Επαναπιστοποίηση

Πριν από τη λήξη της πιστοποίησης, θα πρέπει να ολοκληρωθούν όλες οι απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να επαναπιστοποιηθεί ο οργανισμός για ένα νέο κύκλο πιστοποίησης με συνέχιση των αρχικών ημερομηνιών πιστοποίησης:

1. Δραστηριότητες σχεδιασμού επαναπιστοποίησης
2. Ολοκλήρωση του ελέγχου επαναπιστοποίησης
3. Επαλήθευση και κλείσιμο τυχόν εκκρεμών κύριων μη συμμορφώσεων
4. Επαλήθευση και κλείσιμο/αποδοχή των προγραμματισμένων δράσεων για τυχόν εκκρεμείς δευτερεύουσες μη συμμορφώσεις.
5. Απόφαση επαναπιστοποίησης

Όταν όλες οι παραπάνω δραστηριότητες ολοκληρώνονται πριν από την ημερομηνία λήξης της υφιστάμενης πιστοποίησης, η ημερομηνία έναρξης και λήξης του νέου πιστοποιητικού μπορεί να αποτελεί συνέχεια της ημερομηνίας λήξης του υφιστάμενου πιστοποιητικού (συνέχεια των ημερομηνιών πιστοποίησης του προηγούμενου τριετούς κύκλου).

Κύριες Μη Συμμορφώσεις

• Ο πελάτης πρέπει να αναλύσει και να περιγράψει την αιτία, καθώς επίσης και τη συγκεκριμένη διόρθωση και τις διορθωτικές ενέργειες που λήφθηκαν για κάθε κύρια μη συμμόρφωση.
• Mε την παραλαβή των ενεργειών του πελάτη, ο επιθεωρητής πρέπει να εξετάσει τις διορθώσεις, τα εντοπισμένα αίτια και τις διορθωτικές ενέργειες, για να διαπιστώσει αν αυτές είναι αποδεκτές και να επαληθεύσει την αποτελεσματικότητα των ενεργειών που λήφθηκαν.  Εάν οι ενέργειες που έγιναν είναι αποδεκτές και αποτελεσματικές, ο επιθεωρητής πρέπει να κλείσει τη μη συμμόρφωση.
• Εάν η αιτία, η διόρθωση και οι διορθωτικές ενέργειες που λήφθηκαν δεν γίνουν αποδεκτές από τον επιθεωρητή, ο πελάτης θα κληθεί να λάβει περαιτέρω μέτρα και να υποβάλει περαιτέρω αποδεικτικά στοιχεία για εξέταση και επαλήθευση προς τον επιθεωρητή.

Δευτερεύουσες Μη Συμμορφώσεις

• Ο πελάτης πρέπει να αναλύσει και να περιγράψει την αιτία και είτε να περιγράψει τις συγκεκριμένες διορθώσεις και διορθωτικές ενέργειες που έγιναν Ή να παράσχει σχέδιο διόρθωσης και διορθωτικών ενεργειών για κάθε ελάσσονος σημασίας μη συμμόρφωση.
• Mε την παραλαβή των σχετικών ενεργειών, ο επιθεωρητής πρέπει να επανεξετάσει τα εντοπισμένα αίτια και τις ενέργειες που έγιναν/το σχέδιο ενεργειών που υποβλήθηκε από τον πελάτη για να διαπιστώσει αν αυτά είναι αποδεκτά. Σε περίπτωση που έχουν ληφθεί ενέργειες, ο επιθεωρητής πρέπει να επαληθεύσει την αποτελεσματικότητα των ενεργειών που λήφθηκαν και αν αυτές είναι αποδεκτές και αποτελεσματικές, ο επιθεωρητής πρέπει να κλείσει τη μη συμμόρφωση. Όταν έχει υποβληθεί ένα σχέδιο ενεργειών, ο επιθεωρητής πρέπει να επανεξετάσει το σχέδιο ενεργειών κι αν αυτό είναι αποδεκτό, ο επιθεωρητής πρέπει να σημειώσει τη μη συμμόρφωση ως αποδεκτό σχέδιο ενεργειών για επαλήθευση και κλείσιμο κατά τον επόμενη επιθεώρηση.
• Εάν η αιτία, η διόρθωση και οι διορθωτικές ενέργειες που λήφθηκαν/το σχέδιο ενεργειών δεν γίνουν αποδεκτά από τον επιθεωρητή, ο πελάτης θα πρέπει να λάβει περαιτέρω μέτρα και να υποβάλει περισσότερα αποδεικτικά στοιχεία για εξέταση και επαλήθευση στον επιθεωρητή.

Προσωρινή Ανάκληση Πιστοποίησης

Η BM CERT θα πρέπει να ανακαλεί προσωρινά την πιστοποίηση σε περιπτώσεις όταν:

• Το πιστοποιημένο σύστημα του πελάτη έχει επανειλημμένα ή σε μεγάλο βαθμό αποτύχει να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις πιστοποίησης,
• Ο πιστοποιημένος πελάτης δεν επιτρέπει τη διενέργεια ελέγχων επιτήρησης ή επαναπιστοποίησης με την απαιτούμενη συχνότητα,
• Ο πιστοποιημένος πελάτης δεν κλείνει κύριες μη συμμορφώσεις στο απαιτούμενο χρονικό διάστημα,
• Ο πιστοποιημένος πελάτης ζητά εθελοντική προσωρινή ανάκληση,
• Ο πιστοποιημένος πελάτης παραβιάζει τη σύμβαση πιστοποίησης, π.χ. θέματα πληρωμών.

Η διάρκεια της περιόδου προσωρινής ανάκλησης θα αποφασίζεται κατά περίπτωση ανάλογα με την αιτία της. Κατά τη διάρκεια της προσωρινής ανάκλησης η πιστοποίηση του πελάτη είναι προσωρινά άκυρη.

Απόσυρση της πιστοποίησης

Μετά την προσωρινή ανάκληση της πιστοποίησης, όπου ο πελάτης δεν έχει διευθετήσει τα αίτια αυτής, το επόμενο βήμα είναι η απόσυρση της πιστοποίησης του από την BM CERT.

Μετά την απόσυρση της πιστοποίησης από την BM CERT, οι πιστοποιημένοι πελάτες θα πρέπει να:

• Ενημερώνουν τους πελάτες τους για την αποσυρθείσα πιστοποίηση.
• Να μην ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα βάσει της πιστοποίησης.
• Να διακόψουν αμέσως κάθε ισχυρισμό πιστοποίησης, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης σημάτων πιστοποίησης, και να διακόψουν τη χρήση όλου του διαφημιστικού υλικού που περιέχει οποιαδήποτε αναφορά στην αποσυρθείσα πιστοποίηση.
• Επιστρέψουν/καταστρέψουν όλα τα αντίγραφα του πιστοποιητικού της BM CERT.